Verzögerte E-Mail aus Outlook

Technik
#1

Wir versenden an unsere Kunden Emails wenn Sie aus dem Urlaub kommen eine „Welcome Back Mail“.

Folgendes Problem:

Wenn jemand im Urlaub ist, müssen dies die KollegInnen für einen erledigen. Nun dachte ich mir: „Man könnte die Emails ja vorschreiben und sie terminiert verschicken“.
Dafür gibt es bei Outlook auch eine Funktion, welche sich „Übermittlung verzögern“ nennt. Hier ist aber folgende Problematik: Der Versand erfolgt nur, wenn der User aktiv in Outlook eingelogged ist, wenn man Outlook schließt wird man drauf hingewiesen, dass der Versand nicht erfolgt. Es ist also nicht möglich die Mails zu schreiben, PC runterfahren und den Rest macht Outlook und die KollegInnen müssen sich nicht drum kümmern.

Kennt jemand eine Lösung?

#2

Das funktioniert meines Wissens nach nur, wenn die Übermittlungsverzögerung auf dem Mail Server direkt hinterlegt wird.

Über Outlook funktioniert das glaube ich nur, sofern man Exchange benutzt.

Du müsstest also die Übermittlungsverzögerung direkt beim Mail Server hinterlegen.

#3

Ohje, das wird bei uns leider schwierig denke ich…

Danke! Dachte es gibt eine einfachere Lösung

#4

würde ich nicht komplett ausschließen, aber mir ist keine bekannt :feelsbadman:

#5

bin bisher leider auch nicht fündig geworden

#6

Habt ihr einen Exchangeserver bzw. Exchange Online?
Dann kann man das im OWA machen.

#7

Müsste ich die IT fragen. Was müssen die da genau umstellen?

#8

Automatisierungsvorgänge sind keine Lösung? Man könnte die Standardmail doch einfach als (interne) Option bei Buchungsvorgängen anbieten?

#9

Sie sind auch hinterlegt, dennoch müssen Sie noch abgeschickt werden oder verstehe ich etwas falsch?

#10

Vllt verstehe ich auch etwas falsch. :D
Ich bin weder in der IT noch kenne ich eure IT-Infrastruktur aber du arbeitest doch bei einem größeren Unternehmen, sprich es sollten doch eigene Mailserver bereitstehen?

Ich dachte an eine Lösung ala:
Kunde bucht, Kundenberater setzt Haken bei „Welcome Back Mail versenden“ und das System setzt in der Folge, bei abgeschlossenem Buchungsvorgang, automatisiert eine Mail auf und verschiebt diese in den „Postausgang“ mit terminierter Sendung. Dieser Ordner wird regelmäßig kontrolliert, um fehlerhafte Sendungen bei Reiserücktritt oÄ zu vermeiden - sei es manuell oder ebenfalls per Script oÄ.
Ich kann auch absolut auf dem Schlauch stehen und die Frage falsch verstanden haben. :D So sieht es aber nach einer relativ „simplen“ Softwarelösung aus. Für mich (als Laien). :D
GL dir

/e: Andersherum wäre auch eine simple automatisierte Datenbankabfrage zu Beginn eines jeden Arbeitstags möglich (mit anschließender standardisierter Mail, sollte ein Kunde am Tag der Abfrage -ohne Anmerkung im System- von seinem Urlaub zurückkehren), um die „verzögerten Mails“ zu umgehen.
Keine Ahnung, wie datenschutzkonform das ganze wäre aber Geburtstagsmails etc funktionieren doch auch nicht großartig anders. :D

#11

Das benötigt aber auch den Weg über den Mailserver.

/e:

Man braucht halt ne Einwilligung, so wie bei allen anderen Mails die man Kunden ungefragt zuschickt auch :wink:

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#12

Die Überzeugungsarbeit dafür liegt wieder beim Kundenberater - es geht also kein Arbeitsplatz verloren, trotz Digitalisierung. :D

#13

das wäre der traum, ist aber nicht möglich

wir schreiben hier tatsächlich nochvon hand eine email an den kunden und gehen auf seine reise speziell ein. zb: wie hat es ihnen im hotel x gefallen, hat mit dem mietwagen alles geklappt, wie war die kreuzfahrt etc

geht da auch ein bissl um das persönliche und die kundenbindung

eine standardisierung ist hier leider deswegen nicht möglich, da man zb auch mit manchen kunden per du ist oder halt auf besonderheiten der reise eingeht

es wäre einfach schon super, wenn ich meine mails vor meinem urlaub schreiben könnte und die automatisch verschickt werden zu termin x. dann müssen meine kollegInnen das nicht übernehmen und wirdf auch nix vergessen. wenn ich nach 2 wochen wieder komme brauch ich dem kunden auch nciht mehr schreiben, das machen wir zeitnah nach rückkunft

#14

schade, trotzdem gutes Gelingen. :)

/ein wenig offtopic, da die Mails per Hand geschrieben werden sollen:

In einer fernen Zukunft nimmst du die Idee von oben, nutzt Variablen + Parameter (Kundenbindung, Anrede, Urlaubserfahrung, Mietauto etc) zur Festlegung bestimmter Inhalte und lässt dir auf dieser Basis einen Text von einer KI generieren. Die IT wird sich über den Vorschlag freuen. :D

#15

Würde ja eine echte Automatisierung an eurer Stelle bevorzugen… habt ihr keinen Hobby coder am Start?
Ihr habt doch vermutlich alle Informationen in einer Art Datenbank, woraus alles generiert werden könnte… anstatt das immer wieder selbst zu schreiben :confused:

Aber vllt hilft das hier ja

#16

wie gesagt, ist nicht gewollt. wir reden hier oftmals von reisen im 5stelligen bereich. wir nehmen uns gerne die 2 minuten für das schreiben dieser email. das sind so kleinigkeiten die uns von einer internetbuchung unterscheinden

#17

Das klingt doch richtig nice. Lasst doch alles so wie es ist. Hat doch auch seinen Charme.

Das Vorschreiben und Verzögerte Absenden ist der erste Schritt zur Automatisierung und gipfelt in autogenerierten 0815 mails.

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#18

danke! habe ich gecheckt, geht bei uns leider nicht, die IT besteht auf das cachen, damit fällt das leider raus…

#19

danke! es soll ja nur in der ausnahme gemcht werden, zb wenn eben jemand in urlaub geht damit man nicht ganz so viel arbeit an die kollegInnen übergeben muss. normal nehme ich mir zb jeden morgen die zeit um die mails zu schreiben