E-Rechnung (ZUGFeRD / XRECHNUNG)

Technik
#1

Moin,

wie vielleicht einige mitbekommen haben gibt es ab 2025 die Pflicht für Betriebe E-Rechnungen zu empfangen. Einige Zeit später wird auch der Versand solcher folgen.
Wir suchen nun für unsere Kita eine kostengünstige und stabile Lösung.
Kennt sich damit wer aus und hat schon Erfahrungen mit so einem Szenario?

Die IT-Landschaft ist erwartungsgemäß schlank gehalten, da wir eine Elterninitiative mit nur einer Einrichtung sind. Die verfügbaren Gelder sollen also für die Betreuung der Kinder bzw. Betrieb der Einrichtung verwendet werden.
Webseite und Postfächer laufen über Strato und es könnte eine entsprechende Mailadresse für Rechnungen eingerichtet werden.

Auch zur ‚Revisionssicheren Speicherung‘ werden wir uns noch Gedanken machen müssen, da mir das aktuell genutzte 2 Platten NAS dafür nicht als ausreichend erscheint.

Alle Hinweise wie man das umsetzen könnte sind gerne gesehen.

#2
#3

https://e-rechnungsplattform.datev.de/?utm_campaignid=21313263780&utm_campaign=GSP(GK)Generic-UnternehmeneRechnung&utm_adset=alwayson&utm_adid=700406886162&utm_target=unternehmen&utm_objective=traffic&utm_audience=searchintent&utm_source=sea&utm_medium=sum-keywordadvertising&utm_author=m1311&gad_source=1&gclid=Cj0KCQjwyL24BhCtARIsALo0fSBNYahx7Laww9QH21oM7FXNMVHIz76kbR9u-n9mxdRLhUsd0WqK5NQaAmy6EALw_wcB

#4

kannst mich gern mal PN dazu kontaktieren, wenn du magst

#5

Wie viele Lösungen geht das dann wieder in die kommerzielle Richtung und ist das doch eher eine große Lösung. Es wird aber vermutet, dass eher wenige Rechnungen als E-Rechnungen kommen, daher soll hier nach Möglichkeit nicht das ganz große Rad gedreht werden.

@AnexisTim Melde mich heute Abend nach der Arbeit.

#6

Man müsste halt wissen was du genau mit den Rechnungen machen willst. Im Prinzip ist eine E-Rechnung nur eine XML-Datei mit den ganzen Informationen.

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#7

Empfangen per dediziertem Postfach.
Dann lesen (bezahlen kann weiterhin händisch laufen), zum Geschäftsbesorger weiterleiten zur Verbuchung und anschließend archivieren.

Das nach Möglichkeit kostenfrei oder mit einmaliger Zahlung. Monatliche Gebühren werden sich wahrscheinlich nicht lohnen.

Mein Favorit ist bis jetzt der Quba Viewer. https://quba-viewer.org/
Sollte zumindest für den Start ausreichen, um bereit zu sein entsprechende Rechnungen zu verarbeiten.

#8

Kann ich dir nicht sagen, aber aktuell wäre es kostenlos und ab 2025 5€/Jahr.

#9

Dann brauchst du nur nen XML Viewer und kannst die Daten da entsprechend rauslesen. Geht auch mit jedem Browser oder versuch mal den hier https://www.ultramarinviewer.de/. Habe ich allerdings nicht getestet.

" c’t 11/2020: Mit dem kostenlosen Ultramarinviewer kann man XRechnung-Dokumente unter Windows betrachten."

Was ct empfiehlt kann man eigentlich immer benutzen.

Der Quba-Viewer sieht auch gut aus. Würde auf keinen Fall für deinen Anwendungsbereich Geld bezahlen.

#10

Reines XML auslesen wird glaube ich nicht der Weg.
Die Leitung ist trotz fortgeschrittenen Alters zwar grundsätzlich fit im Umgang mit diversen Computerprogrammen, aber eine ausreichende Affinität, um sich durch XML zu wühlen sehe ich da nun nicht.

Werde mit den beiden genannten Programmen erstmal ins Rennen gehen und ansonsten, habe ich noch OpenXRechnungToolbox gefunden als dritte Lösung.

Damit sollte das Lesen und Bezahlen erstmal klappen.
Nächster großer Punkt wäre dann revisionssicher Speichern.

Dem NAS würde ich dafür eigentlich nicht ausreichend vertrauen. Lagern im Postfach bei Strato müsste ich mal prüfen, aber da könnte es ja auch jemand einfach löschen.

Eigentlich bräuchte es ja irgendeine Art von worm-Speicher… aber dafür gibt es ansonsten bis jetzt null Anwendungsfälle und entsprechend auch keine Rechtfertigung für ein Invest.

#11

Was passiert denn, wenn ihr euch Ransomware einfangt?

Gibt auch bei Strato die Email Archivierung

https://www.strato.de/mail-archivierung/

#13

Das was jede gute deutsche Firma macht, Produktion einstellen, Kopf in den Sand stecken, BSI anrufen und die Schuld anderen zuweisen ;-D

Spaß bei Seite. Wir sind zum Glück wenig IT abhängig. Die Daten werden regelmäßig auf physisch getrennte Medien gesichert und ansonsten haben wir als Kita wenig IT Abhängigkeit. Sprich Windows + Office könnte in so einem Extremfall neu aufgesetzt werden.

Emailarchivierung in Strato ist ein guter Hinweis.

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#14

afaik is e-Rechnung nicht direkt ab 2025 für alle Pflicht, gibt doch für die meisten Übergangsfristen wenn pdf Rechnung schon vorhanden ist?

#15

Naja er wird es aber so oder so irgendwann machen müssen, also warum hinauszögern?

#16

nicht hinauszögern sondern in Ruhe entscheiden :D

#17

Da es ja erstmal nur um den Empfang geht müssen wir primär das Handling und Lesen lösen.
Handling inklusive Archivierung wird über das Postfach geregelt.
Die Software zum Lesen können wir wahrscheinlich jeder Zeit ersetzen, wenn sie nicht gefallen sollte.

Aktuell laufen die Planungen für den Neubau der Kita. Zwar primär über einen Investor, aber mit einigen Rechnungen rechnen wir in dem Kontext schon. Des Weiteren wollen wir alles was man vorher umstellen und etablieren kann auch vorher machen, da in der Bau- und Umzugsphase mit Sicherheit genug andere Themen anfallen.

#18

Warum wilslt du überhaupt ZUGFerD Belege auslesen?
Das charmante an dem klobigen Format ist ja, dass Ihr eben nicht auf den XML Part gucken müsst. Ihr kriegt ja weiterhin das PDF mit der visuellen Darstellung. Ich sehe also überhaupt keinen Grund, dass Ihr da irgendwas groß machen müsst, außer die Mails für 10 Jahre aufzuheben.

Ich würde mal davon ausgehen, dass X-Rechnung (Das reine XML Format) in Sektoren wie dem Sozialen kaum bis keine Rolle spielt, weil du hier dann tatsächlich Möglichkeiten brauchst, das vernünftig zu interpretieren. X-Rechnung via E-Mail is aus Security Sicht auch Schwachsinn, weils einfach random „Textdatein“ sind, bei denen die Archivierung (unveränderbar, nachvollziehbar…) auch direkt ne größere Rolle spielt.

Einfach euren Partnern kommunizieren, wenn E-Rechnung, dann bitte Ferd. Stecke da recht ordentlich drin. Mache seit 15 Jahren EDI und setze bei BORA gerade das Thema E-Rechnung um D:

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#19

Verbinde das NAS mit nem Cloud Dienst a la Google Drive und mach jede Nacht backups automatisch. Zusätzlich ggf alle paar Wochen auf ne externe Festplatte nen Backup ziehen. Machen wir seit 5 Jahren so, hab seitdem keine einzige Datei verloren.

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#20

Wir wissen schlicht noch nicht was kommt und wollen einfach vorbereitet sein.
So wie ich das verstehe können die ‚Reader‘ beide Formate ganz normal anzeigen.